دائرة المشتريات والعطاءات
يضمن قسم المشتريات والمناقصات التشغيل السلس للجامعة حيث لا يمكن لأي مؤسسة أن تعمل بدون المعدات اللازمة. القسم مسؤول بشكل أساسي عن تلقي الطلبات من الكليات والإدارات التي تطلب شراء معدات معينة ، والبحث عن المناقصات التي تقدم أفضل الصفقات على شراء المعدات اللازمة بالتنسيق مع المكتب المالي ، وضمان تسليمها إلى موظفي الجامعة الذي طلب شرائها.
تتعامل الإدارة مع جميع واجباتها بإحساس بروح الفريق وتكرس نفسها للإجابة على أي وجميع الطلبات التي يقدمها موظفو MEU خلال فترة زمنية معقولة بأكثر الطرق كفاءة من الناحية المالية.
مهمة قسم المشتريات والعطاءات
1- استلام طلبات المشتريات من كليات الجامعة ومكاتبها.
2- إعداد عطاءات المناقصات للشروع في الشراء.
3- مراقبة ومراجعة قرارات تسوية المناقصات والتوصية الفنية فيما يتعلق باختيار السعر وبلد المنشأ وفترة التسليم واسم المادة ونوع الوحدة وعدد الوحدات. مناقشة الاتجاه الصعب في الفقرة التي توجد بها أسئلة بناءً على توصية رئيس القسم.
4 – إعداد أوامر الشراء ومتابعة استلام العناصر من الشركة العارضة.
5. مطابقة البنود والفواتير المستلمة من الشركات مع أوامر الشراء الصادرة عن المكتب.
6- متابعة جميع إصدارات الكفالات المقدمة من الشركات بالتنسيق مع المكتب المالي.
القيم الأساسية
1 – العمل الجماعي بروح الفريق.
2 – الإخلاص والصدق والوفاء والالتزام.
3- التخطيط والتطوير المستمر ومواجهة المشكلات قبل حدوثها.
4 – الشفافية والعدالة في العمل.
5 – احترام القوانين وتمكين ومراقبة صلاحيات العمال لتحقيق المصلحة العامة.
6 – متابعة وإرضاء المشتري وفقًا للإمكانات والقوانين المعمول بها.
7- التفسير التقليدي لهدف الشراء هو شراء كميات مناسبة ذات جودة مناسبة وسعر مناسب ، من مصادر الاستيراد المناسبة ، وفي الوقت المناسب. هذا يبدو تفسيرا منطقيا. قد نلخص أهداف مكتب المناقصات والمشتريات على النحو التالي
8 – دعم جميع أنواع الأنشطة في الجامعة من خلال تأمين التدفق المستمر للمشتريات.
9- الشراء على أساس المنافسة. هنا ، يتبع المرء قوى العرض والطلب التي تحدد الأسعار والكميات المتاحة للبضائع المطلوبة التي تؤثر على الأسعار. ومع ذلك ، يتطلب الشراء الصوتي بحثًا متواصلًا ينتج عنه جمع معلومات حول السعر والجودة والخدمة. من الصعب على المشتري الذي يغرق في عالم المنافسة أن يقف على قدم المساواة مع منافسيه إذا كان يدفع سعرًا أعلى. من ناحية أخرى ، فإن المشتري الذي يقوم بشراء سلعة باهظة الثمن بينما يمكنه استبدالها بواحد من السعر الأقل لا يقوم بالشراء الجيد.
10- حجب الأموال المستثمرة في المتجر لفترة قصيرة ، وتقييم احتمال الخسارة التي قد تواجهها الأموال المخزنة مثل التخزين الطويل الأمد ، والتآكل ، والسرقة ، إلخ.
11 – الوصول إلى مصدر الاستيراد الأنسب. يعد هذا أحد أهم الأهداف ، خاصةً إذا اعتقدت المكاتب الأخرى أن الشراء يعني دفع مبالغ كبيرة لمصدر مستورد.
12- تطوير العلاقات العامة مع المصادر المستوردة. في ظل العلاقات الوثيقة ، يمكن التغلب على العديد من العقبات التي يجب أن تنشأ بين المشتري والمستورد. في ظل العلاقات القوية بين الطرفين ، يزود المستورد المشتري بمعلومات مفيدة عن السلع الجديدة ويقدم أفضل الخدمات لعملائه الدائمين.
13- تحقيق تكامل واضح بين مكتب المناقصات والمشتريات وكليات الجامعة ومكاتبها. وهذا يعني تقديم جميع المعلومات التي تم جمعها من المستوردين إلى الكليات والمكاتب لدراستها. وهذا يشمل فهم احتياجات العمادات والمكاتب التي يتم ترجمتها إلى مستوردين خارجيين. مكتب المناقصات والمشتريات ، لذلك ، هو مركز المعلومات لمتطلبات العملية التعليمية.